PERANCANGAN SISTEM ARSIP SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCES PADA DINAS PUPR BENGKULU

Abstract

This study aims to design an incoming and outgoing mail archive system at the Public Works and Spatial Planning Office (PUPR) of Bengkulu Province using Microsoft Access. The system is developed to improve administrative document management efficiency by accelerating search, storage, and data updating processes. Microsoft Access serves as the database to manage archives in a more structured and systematic manner, allowing staff to input and access mail information quickly and accurately. Additionally, security mechanisms such as data encryption and role-based access authorization are implemented to ensure information integrity. The results indicate that the designed system enhances staff efficiency, reduces data loss risks, and speeds up administrative report preparation. Therefore, this system can serve as an effective solution for managing incoming and outgoing mail at the PUPR Office of Bengkulu Province.

Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem arsip surat masuk dan keluar pada Dinas PUPR Provinsi Bengkulu menggunakan Microsoft Access. Sistem ini dikembangkan untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan dokumen administrasi dengan mempercepat proses pencarian, penyimpanan, dan pembaruan data. Microsoft Access digunakan sebagai basis data untuk mengelola arsip secara lebih terstruktur dan sistematis, sehingga memudahkan staf dalam menginput serta mengakses informasi surat secara cepat dan akurat. Selain itu, sistem ini menerapkan mekanisme keamanan, seperti enkripsi data dan otorisasi akses berbasis peran, guna menjaga integritas informasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang dirancang mampu meningkatkan efisiensi kerja staf, mengurangi risiko kehilangan data, serta mempercepat penyusunan laporan administrasi. Dengan demikian, sistem ini dapat menjadi solusi efektif dalam mendukung pengelolaan surat masuk dan keluar di Dinas PUPR Provinsi Bengkulu.